Una empresa es un equipo de trabajo en el que cada uno de sus miembros desarrolla una función para conseguir unos objetivos colectivos. Un engranaje por el que sin la actuación compenetrada de todos sus miembros es difícil alcanzar las metas. Una comunicación fluida y estable de la dirección con los trabajadores y los distintos departamentos es la base de un buen funcionamiento. Esta comunicación se debe dar de arriba abajo y de abajo a arriba, propiciando un feedback adecuado. La comunicación debe estar registrada por escrito en algún soporte, para no dar lugar a malentendidos.
El 12 de marzo del 2019 el gobierno publicó un Real Decreto en el BOE(Boletín Oficial del Estado) por el que obligaba a las empresas a llevar un registro de la entrada y salida de sus trabajadores en su puesto de trabajo. Cada trabajador debía dejar constancia de la hora en la que se incorporaba y cuando salía. La normativa no indicaba el método a emplear, podía ser mediante un programa o aplicación informática, mediante métodos tradicionales como el reloj de fichar, o simplemente registrándolo en un documento impreso. El registro debía contar con la firma física o digital, o algún mecanismo que indicara que tanto la empresa como el trabajador estaban al corriente de esta información. La norma obliga a las empresas a guardar el informe durante 4 años ante eventuales registros de la Inspección de Trabajo bajo una multa de 6.250 € por su incumplimiento.
Al margen de parecer una exigencia legal, el Real Decreto instauraba un sistema de comunicación en la empresa, en un asunto tan elemental como es dejar constancia de las horas trabajadas. Muchas empresas ya tenían mecanismos internos para contabilizarlo, pero esta acción lo generalizó en todas ellas sin importar su tamaño ni el sector al que pertenecían.
Comunicación de la empresa con los trabajadores.
Para un correcto funcionamiento, la empresa debe informar a cada uno de sus trabajadores de las cuestiones que afectan a su puesto de trabajo. Esta información debe ser fácilmente accesible para el trabajador a fin de disipar dudas, permitiendo que la pueda consultar en cualquier momento. Así, cada trabajador debe conocer su horario de trabajo. Si se trabaja por turnos, debe tener claro cuando se produce el cambio del mismo. Si debe personarse en distintos puntos físicos, debe conocer la planificación semanal, quincenal o mensual. También debe estar al tanto de los periodos de vacaciones en su centro de trabajo para que no se solapen y para saber cómo se cubrirá la vacante.
Un trabajador informado es un trabajador más productivo. Si el empleado debe realizar una rutina compuesta por distintas tareas, estas deben estar consignadas y disponer de un sistema de auto-validación por el cual el trabajador indica que las ha realizado. Si en la empresa se promociona la realización de horas extra, quien las ha efectuado debe conocer al detalle el tiempo extraordinario que ha trabajado y su reflejo económico. Presentarlo en el tiempo más breve posible motiva al trabajador a realizar más. Lo mismo ocurre si la empresa retribuye algún plus salarial por productividad o consecución de ratios u objetivos. Este tipo de registro permite que el trabajador pueda cotejar los datos de los que dispone y los que ha registrado la empresa, solventando posibles confusiones lo antes posible.
También debe existir un canal estable de comunicación del trabajador con la empresa, dejando constancia de que el mensaje ha sido recibido por el responsable al que iba dirigido. Esto permite que la empresa esté al tanto de los incidentes, tanto laborales como personales, que puedan ocurrir y resolverlos sin que afecte a la producción. Alentar la comunicación del trabajador con la empresa, atendiendo cualquier información que proporcione, sea cual sea su naturaleza, aumenta la confianza del empleado y eso se refleja en su rendimiento. La empresa lo deberá tomar de forma resolutiva, buscando soluciones. En ningún momento, desatendiendo el asunto o reprendiéndolo por considerarlo irrelevante.
Adaptación a la normativa laboral.
La legislación laboral en España está en continua evolución. En la revista jurídica Iberley se recogen 15 normas recientemente aprobadas en esta materia. La legislación es compleja, a la normativa general aprobada para todo el país se le suman los desarrollos legislados en las comunidades autónomas y los convenios colectivos, esto sin contar las orientaciones y directrices que vienen de la Unión Europea. Para saber si la actuación de una empresa se ajusta a la ley, necesita de un asesoramiento profesional permanente que esté al tanto de los cambios que se vayan produciendo.
Existen dos aspectos, especialmente sensibles y que implican una comunicación con el trabajador cuando se requiera. Una es la igualdad salarial. La equiparación económica de hombres y mujeres, percibiendo el mismo sueldo por el mismo trabajo, o por categorías laborales equivalentes. En este sentido, la legislación está intentando avanzar continuamente para eliminar las brechas que en algunos sectores aún existen. Las nóminas, respecto a este asunto, deben ser claras y no suscitar dudas.
El otro aspecto es la conciliación entre la vida laboral y la vida familiar. Hay una tendencia cada vez mayor a que el cuidado de los hijos y familiares se comparta entre hombres y mujeres. Desde el 2021 un padre ya dispone de un permiso de 16 semanas por el nacimiento de un nuevo hijo.
En la medida de lo posible, la empresa debe conciliar la vida familiar del trabajador, atendiendo a sus peculiaridades y favoreciendo turnos para que entre ambos progenitores puedan atender al cuidado de los hijos, haciendo, si es posible, que no entren en contradicción. Para ello es necesario una fluida comunicación entre el trabajador o trabajadora y la empresa, y que está tenga en cuenta su situación para la planificación del trabajo. También deberán atender a los permisos que estos trabajadores soliciten derivados de incidencias familiares y contemplar cómo se recupera el tiempo no trabajado.
Plataformas digitales de gestión de Recursos Humanos.
Una solución muy efectiva para desarrollar la comunicación interna dentro de la empresa son las herramientas informáticas y plataformas de Recursos Humanos. Se trata de un software de gestión de personal que no solo envían notificaciones (nóminas y documentos oficiales), sino que permiten gestionar datos (horarios, vacaciones, permisos) e incluso agilizar gestiones ante la administración.
Se pueden utilizar desde cualquier ordenador con un perfil y una contraseña facilitada por la empresa y en muchos casos cuentan con aplicaciones que se pueden instalar en un teléfono móvil.
En estas plataformas se puede fichar al comienzo de la jornada, se pueden consultar las nóminas, horarios, vacaciones y calendario laboral. Los empleados pueden introducir las notas de gastos al momento y contabilizar instantáneamente los gastos extra de cada departamento, centro de trabajo o proyecto. Facilitan las comunicaciones entre el empleado y su responsable, permitiendo compartir cualquier documento y dan la posibilidad rellenar formularios informativos, asignar tareas, comunicar altas y bajas médicas y gestionar cualquier tipo de permiso.
Con una información que se actualiza periódicamente y un servicio de mensajería instantáneo se puede consultar en todo momento. Atiende a todos los aspectos relacionados con la gestión de personal y tienen un diseño intuitivo que presenta la información que se busca con un solo vistazo.
Esta solución informática simplifica muchos procesos, crea un feedback inmediato y ordenado que permite una comunicación interna más rápida, clara y práctica que el correo electrónico. A la empresa le proporciona un conocimiento más profundo de cada uno de sus empleados, una información que se actualiza constantemente y un seguimiento en directo sobre la consecución de sus metas y objetivos.
Los trabajadores, por su lado, pueden acceder a sus nóminas cuando lo deseen, sin tener que esperar a recibirlas en papel, las pueden tener almacenadas en la nube y disponer de ellas cuando lo necesiten. En un portal personalizado tienen al alcance de un solo clic toda la información relevante que les interesa. Por medio de estas plataformas disponen de un canal privado y directo con sus superiores, facilitando una comunicación fluida y asegurándose de que sus mensajes son atendidos.
Encargarse de la gestión de personal en el día a día puede ser un trabajo que implique mucho tiempo y energía. Algunas de sus tareas son burocráticas y administrativas, pero se pueden automatizar y procesar informáticamente. Una herramienta que simplifique este campo permite que la empresa destine recursos y se centre en aquellos aspectos productivos que reclaman más su atención.
Muchas empresas ya han integrado estas plataformas en su funcionamiento. Con ello han aumentado su productividad y eficiencia. Por ejemplo, Natalit Rosales, responsable de personal del grupo Altamira, se refiere a Kairos, uno de estos software, como una herramienta muy intuitiva para los trabajadores y el departamento de Recursos Humanos que se ha adaptado perfectamente a las necesidades organizativas y normativas a las que la empresa tenía que hacer frente.
Las plataformas de gestión de Recursos Humanos fomentan la comunicación interna dentro de la empresa, ajustan su funcionamiento a la normativa laboral vigente y simplifican la gestión diaria de personal.
