Entre todas las noticias tecnológicas que aparecen en los medios de prensa y/o blogs, hace años que uno de ellos me llamó poderosamente la atención, sobre todo por el método de trabajo tan estresante que tenía por aquel entonces. Este método de trabajo implicaba tener el escritorio lleno de papeles, y a pesar de tener un orden raro era el día que no se perdía alguno.
La tecnología que se estaba desarrollando consistía en unas páginas electrónicas más grandes que un iPad, y que podían transmitir información con solo rozarse entre sí, lo que facilitaría realizar ciertas acciones o copiar documentos sin apenas imprimir papel. Ya que menciono un iPad, he de decir que esta tecnología nunca llegó a salir a la luz, al menos al consumidor o a las empresas, debido al auge que tuvieron los tablets en la sociedad.
En cualquier caso, a día de hoy si vas a una oficina no verás que cada trabajador tiene un iPad y que debido al mismo no se imprimen folios. Esto no pasa ni por asomo, ya que a pesar de que la tecnología ha dado un paso sustancial para eliminar el malgasto de papel, se siguen imprimiendo grandes cantidades de papel que se acaban desechando sin reciclarse como es debido.
Esto tiene una explicación clara, y es que todavía necesitamos imprimir informes, emails o contratos, porque por mucho que la tecnología nos ayude a guardar estos documentos, muchas veces nos ayudan para probar ante clientes o ante los juzgados, que es lo que se dijo, como se dijo y porqué tenemos la razón en un asunto.
Pongamos como ejemplo de todo esto un sector que consume grandes cantidades de papel, el sector del Derecho. Es decir, el sector que está compuesto por abogados, procuradores y Jueces. En este sector es imposible la política de “papel cero” que pretendió el Gobierno con Lexnet, y principalmente porque el papel no se reduce, sino solo se escanea para subirse a una plataforma en la que los jueces te vuelven a pedir que les entregues una copia del escrito que has interpuesto.
Llegados a este punto, debemos hacernos una pregunta, ¿están las empresas preparadas para reducir el consumo de papel? En el artículo de hoy vamos a dar las pautas principales que van a marcar el futuro de una empresa a la hora de imprimir papel, lo que genera diversos beneficios, entre el que destaca la protección del medio ambiente.
Qué es lo que necesitamos para dejar de imprimir
Pues bien, esta pregunta no tiene una respuesta sencilla debido a la gran diversidad de empresas que existen en la actualidad. Los diferentes sectores tienen necesidades que no tienen por qué equipararse entre sí. Esto impide crear una norma general para todas las empresas, pero si que existen puntos en común que vamos a tratar.
La llegada de los dispositivos con pantallas táctiles ha generado una disrupción en la manera de trabajar, y es que la movilidad que permiten hace que sean idóneas para cualquier trabajo que se tenga que realizar fuera o dentro de la oficina. De esta manera encontramos que estas tecnologías pueden utilizarse para firmar contratos, crear facturas o leer documentos sin necesidad de imprimirlos.
Pero vayamos un paso más allá y preguntémonos porqué imprimimos documentos, y en primer lugar imprimimos para leer documentos, ya que no siempre disponemos de un Tablet o un smartphone para leer documentos. Además, existe cierto tipo de información que solo se puede tener en papel físico, como las escrituras notariales o información gubernamental.
El papel también nos sirve para anotar, ya que leer en un ordenador o en un Tablet siempre genera la necesidad de hacer anotaciones, y aunque existen avances tecnológicos en este sentido, está demostrado que leer o estudiar con papel es mucho más productivo que hacerlo con un ordenador o Tablet.
En este sentido tenemos que mencionar los libros tradicionales, cuyos defensores abundan, precisamente porque huyen de los libros digitales. Las editoriales viven de ello, y eliminar de un plumazo las impresiones en este sector supondría destruir miles de puestos de trabajo que perjudicarían a la sociedad. Además, son una manera de atraer a la redacción de libros de divulgación científica, donde juega un papel muy importante Ediciones Aljibe, una editorial referente en publicaciones de temática educativa, cuyas publicaciones están orientadas a la mejora de la atención a la diversidad.
Por lo tanto, para saber si tu empresa está preparada para dejar de imprimir papel, tienes que tener en cuenta el sector en el que estás, si estás capacitado para trabajar desde ordenadores o tablets, y también si necesitas tener pruebas escritas de los diferentes contratos o documentos probatorios de la relaciones mercantiles.
