La importancia del control de horario en el teletrabajo

La importancia del control de horario en el teletrabajo

La alerta sanitaria resultado de la aparición del virus del COVID-19 ha obligado a muchas empresas a optar por el teletrabajo para poder continuar con sus labores y mantenerse a flote durante las medidas de confinamiento decretadas por los gobiernos del mundo y siguiendo la estela de muchas otras compañías que ya tenían establecida esta forma de trabajar para sus empleados.

Aunque si es verdad que esta decisión del teletrabajo trae muchas ventajas a empresas y empleados, también presenta algunas dificultades. Por ejemplo, establecer la mejor fórmula de control horario en el teletrabajo es una de las preocupaciones planteadas por aquellas organizaciones que están comenzando a implementar el trabajo a distancia en su plantilla.

Timenet, empresa especialista en la gestión de la jornada laboral, nos explica las obligaciones morales y legales de las empresas en relación a este tema y algunos consejos sobre como llevar a cabo dicho control.

¿Qué es el teletrabajo y en qué consiste?

El teletrabajo supone una forma de organizar la jornada laboral de forma flexible y que se caracteriza principalmente por:

  • No es necesario que el trabajador se encuentre de forma física en las oficinas de la empresa durante su jornada laboral.
  • Comprende el uso de medios electrónicos para trabajar y para llevar a cabo las comunicaciones entre el trabajador y la empresa.
  • Permite una gran flexibilidad horaria, que, en muchos casos, admite adaptar la jornada a las necesidades de cada trabajador, siempre y cuando se cumplan unos criterios mínimos.
  • Se puede realizar una gran diversidad de actividades en compatibilidad con el teletrabajo.

¿Cuáles son las modalidades de teletrabajo existentes?

Existen diversas modalidades o circunstancias en las que se puede dar el teletrabajo dentro de una empresa, algunas son:

  • Un trabajador que trabaja toda o parte de la jornada en su domicilio.
  • El empleado que trabaja toda o parte de la jornada en una oficina con recursos compartidos o centro de coworking.
  • Las personas que viajan por su trabajo y cuando lo hacen, trabajan en remoto.

¿Cómo implantar el teletrabajo?

Para comenzar a teletrabajar desde casa por Internet se necesita que  el empleado tenga un acceso pleno a sus funcionalidades de su día a día, como en el caso de los programas, información y estructuras, junto a un canal de comunicación pleno.

Así, la empresa no solo debe procurar implantar un medio de registro de jornada laboral que permita un correcto control horario durante el teletrabajo, sino que también es importante que esta incorpore todos los mecanismos de seguridad y conectividad para que el empleado tenga funciones plenas.

¿Qué dice la ley sobre los trabajadores en remoto?

Por su parte, la regulación del control horario de la jornada laboral, que aparece en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, hace mención a los requisitos que han de cumplir las empresas para ser fieles a lo que dice la ley y estos son:

  • Registro el horario de inicio y fin de la jornada de cada empleado.
  • Guardar la información durante cuatro años.
  • Poner a disposición de los empleados el registro.
  • Informar a los sindicatos de las horas extra realizadas en el último mes.

Sin embargo, si es verdad que esta no hace mención alguna al control de horarios de empleados en teletrabajo,  la obligatoriedad de registrar la jornada se extiende “a cada persona trabajadora” de la empresa, entendiéndose que esto incluye a los empleados en remoto.

Además de esto, existe jurisprudencia previa. En 2016, tres años antes de la implantación del registro de horario, la justicia declaró que la falta de medios para saber dónde está o qué está haciendo el trabajador no es excusa para no llevar un control de las horas extra. Por lo que el Tribunal Superior de Justicia comenzó a rechazar los argumentos de los empresarios que no controlaban la jornada de sus teletrabajadores para “no invadir su intimidad”.

¿Qué multas deberán pagar las empresas que no cumplan con el control horario?

Aunque el teletrabajo se ha hecho la regla ahora que estamos en plena pandemia mundial, las empresas están en la obligación de seguir manteniendo el fichaje, ya sea mediante un software de Recursos Humanos o alguna plantilla para el control horario.

De hecho, desde mayo del 2019, las empresas pueden ser multadas si no aplican el control horario debidamente, siendo estas son las sanciones a las que se pueden enfrentar:

  • Multas en su grado mínimo, de 626€ – 1.250€
  • Multas en su grado medio, de 1.251€ – 3.125€
  • Multas en su grado máximo, de 3.126€ – 6.250€

¿Cuáles son  las obligaciones de las empresas en cuanto al control horario en el teletrabajo?

Para los responsables del departamento de Recursos Humanos de una empresa el término “control horario” no es algo nuevo. Sin embargo, siempre está bien refrescar las medidas que afectan esta tarea en nuestro día a día y que son relativamente nuevas para aquellas empresas que han tenido que implantar el teletrabajo por primera vez de cara al Covid.

Lo primero es que se tienen que tomar en cuenta todas las horas comprendidas entre el inicio y el fin de la jornada laboral, así como las horas extraordinarias y las que no se han trabajado, por el motivo que sea. Y es que el objetivo del control horario es evitar la realización de horas extras no retribuidas y que los empleados puedan ser completamente conscientes de todo el tiempo trabajado.

El control horario en el teletrabajo es total responsabilidad de la empresa, según establece  la Guía sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social. Sin embargo, si le da completa libertad a  la compañía para establecer el método de registro que le resulte más cómodo, siempre que respete lo establecido en negociación colectiva o acuerdo de empresa, o bien a través de una decisión legal planteada por el empresario.

Por otra parte, además de establecer el control horario en el teletrabajo, la compañía también tiene que definir los turnos a realizar, el registro del desempeño diario de los trabajadores hora por hora o las condiciones del periodo de descanso. Esto de forma que el teletrabajador pueda adaptar el horario de trabajo a sus necesidades, si así lo acuerda con la empresa. Pero sin que exista la sospecha de abuso por su parte.

¿Cómo se puede controlar el tiempo de trabajo?

Como explicamos anteriormente, la ley no hace referencia a qué sistemas de control horario deben utilizar las empresas, dejando en manos de éstas la elección del que mejor se adapte a sus necesidades y cumpla con lo establecido.

Hoy en día hay disponibles cientos de herramientas para controlar que el trabajador esté realizando las tareas propias de su función durante el tiempo estipulado. Hay sistemas manuales, analógicos y digitales, cualquiera es válido siempre que cumpla su cometido y permita reflejar fiel y objetivamente la jornada laboral, sin distorsiones.

Aunque existen métodos tradicionales de alta fiabilidad como las máquinas de fichaje, o los más nuevos y populares, como los sistemas de reconocimiento biométricos, lo más recomendable es que en estos tiempos de Covid y en el caso del trabajo a remoto se seleccione un método de registro y control digital.

Por ejemplo, los softwares de control horario son programas informáticos diseñados específicamente para esta función. Se puede acceder a ellos a través del ordenador, la tableta o móvil por medio de una conexión a Internet. De este modo, los trabajadores a distancia pueden registrar su jornada fácilmente y desde cualquier lugar.

Además que gracias a ellos los departamentos de Recursos Humanos ven reducida su carga de trabajo. Esto porque por un lado, ya tienen de toda la información en digital lo que les permite generar informes muy fácilmente. Y, por otro, los softwares de control horario almacenan todos los registros en la nube, por lo que no ocupan espacio físico, y quedan a disposición del equipo en caso de una Inspección de Trabajo.

Entre los métodos de control horario en el teletrabajo más empleados por las empresas están:

  • Registro del encendido y apagado del dispositivo electrónico utilizado.
  • Aplicaciones de cronometración de la actividad real del trabajador.
  • Programas informáticos que detectan el movimiento del ratón y el teclado del ordenador o cualquier otro software creado para llevar el registro del horario y que funcione, además, en la nube permitiendo el acceso desde cualquier lugar.
  • Fichar con el smartphone a través de la geolocalización.
  • Plantillas de Excel digitales, que suelen ser tablas sencillas en las que el empleado pone su nombre, la fecha, la hora de entrada y la hora de salida.

Algunas de las aplicaciones disponibles van más allá del registro de la hora en la que el trabajador comienza y finaliza su jornada. Incluso, muchas de ellas le ofrecen al empleado que pueda indicar las tareas que va realizando o incluso, la posibilidad de imputar tiempo a cada tarea. 

Finalmente, cualquiera que sea el método, y al igual que le corresponde a la compañía el control horario en el teletrabajo, también existe la obligación para la empresa de respetar el tiempo de descanso del trabajador, sobre todo cuando hablamos del trabajo remoto desde casa.

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