Llevar una pyme adelante no es precisamente coser y cantar. Entre proveedores, clientes, pagos, imprevistos y decisiones del día a día, a veces lo último que apetece es sentarse a revisar obligaciones fiscales o laborales. Pero claro, Hacienda no espera, y los errores o retrasos acaban trayendo dolores de cabeza que podrían haberse evitado si se tuviera a mano una buena guía. Por eso, este artículo busca acompañarte a lo largo del trimestre con un repaso claro, útil y sin vueltas de los trámites que deberías tener siempre bajo control.
Trimestre a trimestre, lo que no puedes dejar pasar.
Aunque el calendario fiscal y laboral se mantiene bastante estable, cada tres meses se concentran gestiones que conviene tener bien ordenadas. El primer paso es acostumbrarse a llevar un registro continuo, de modo que cuando llegue el fin del trimestre no tengas que enfrentarte a una montaña de papeles. Tanto facturas emitidas y recibidas, como nóminas, seguros sociales y movimientos de tesorería, todo debe estar clasificado y accesible. De lo contrario, lo que debería ser una rutina puede convertirse en un caos.
IVA: ese viejo conocido que siempre vuelve.
El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es uno de los trámites estrella de cada trimestre. Prácticamente todas las pymes lo tienen presente, pero no todas lo gestionan de la manera más ágil. El modelo 303 es el que se utiliza para declarar el IVA repercutido (el que cobras a tus clientes) y el soportado (el que pagas a tus proveedores). El resultado puede ser positivo (pagas a Hacienda), negativo (te sale a devolver o se compensa) o cero.
Aquí es clave haber llevado un control riguroso de las facturas, tanto emitidas como recibidas. Si alguna está mal fechada, sin registrar o con datos incorrectos, es fácil que arrastre errores a la declaración. Además, conviene saber que Hacienda está cada vez más volcada en el control automatizado, así que lo que antes podía pasar desapercibido, ahora salta a la mínima. Mejor prevenir.
Retenciones de IRPF: modelos 111 y 115 al detalle.
Las retenciones a profesionales o empleados se reflejan en el modelo 111. Cada vez que contratas a alguien por cuenta ajena o subcontratas servicios profesionales, hay una parte del pago que se retiene y se ingresa trimestralmente a Hacienda. Esto afecta a trabajadores, pero también a proveedores autónomos que te hayan emitido facturas con retención.
En paralelo, si pagas un alquiler por el local donde desarrollas tu actividad, es muy probable que estés obligado a presentar el modelo 115. Es un trámite fácil de olvidar, sobre todo si no te lo recuerdan desde una asesoría, pero el descuido se puede traducir en sanciones o recargos.
Resumen del trimestre: modelo 130 o 131, según cómo tributes.
Si estás en estimación directa, el modelo 130 es el que toca. Si, por el contrario, tributas por módulos, será el modelo 131. Ambos sirven para realizar pagos fraccionados del IRPF a cuenta del resultado final del ejercicio. Aunque al presentarlos estás anticipando impuestos, lo que haces es reducir la cantidad a pagar (o aumentar lo que te devolverán) en la declaración anual.
No es raro que haya autónomos y pequeñas empresas que lo presentan sin calcular bien los beneficios netos, haciendo que terminen pagando más de lo que toca o, al contrario, generando un déficit que luego se acumula. Llevar una contabilidad clara evita ese tipo de líos.
Nóminas y seguros sociales: que el final del mes no te pille de sorpresa.
Más allá del calendario fiscal, cada mes tienes una cita con la Seguridad Social. Las nóminas deben generarse y entregarse puntualmente, con todos sus conceptos correctamente reflejados: sueldo base, complementos, horas extra, cotizaciones, IRPF, etc. Después, viene el turno de los seguros sociales, gestionados a través del sistema RED y presentados por medio de los documentos RLC y RNT.
La Tesorería General de la Seguridad Social carga el importe a pagar mediante domiciliación, así que hay que asegurarse de que esté correctamente calculado y de que la cuenta tenga fondos el día previsto. Una gestión automatizada y bien planificada en este punto ahorra más de un susto.
Variaciones de trabajadores: altas, bajas y modificaciones.
A lo largo del trimestre, es posible que se produzcan movimientos en la plantilla: incorporaciones, despidos, reducciones de jornada, permisos, etc. Cada uno de esos cambios debe notificarse a la Seguridad Social con los plazos y códigos que correspondan. No es solo un tema de papeleo: si no lo haces bien, puede afectar a las coberturas, al paro, a la cotización del trabajador o incluso derivar en inspecciones.
Además, cualquier modificación relevante en los contratos (ya sea una prórroga, un cambio de categoría o de condiciones) también debe registrarse en SEPE, a través de la aplicación Contrat@ o mediante certificado digital. No basta con modificar el documento en Word y entregárselo al trabajador: tiene que quedar constancia oficial.
Prevención de riesgos laborales.
Aunque no sea un trámite periódico como tal, la evaluación de riesgos laborales es obligatoria para todas las empresas, incluso si solo hay un trabajador en plantilla. Esto abarca la documentación básica, pero también las revisiones médicas, la formación e información al personal y la elaboración del plan de prevención.
Si se producen cambios en la actividad, en el tipo de puestos o en las instalaciones, hay que actualizar esa evaluación y, si corresponde, notificarlo a la autoridad laboral. Dejar este tema de lado puede parecer inocuo, pero se convierte en un problema serio si hay una inspección o un accidente.
Relación con proveedores y clientes.
Durante el trimestre, también conviene revisar que todas las relaciones con terceros estén debidamente respaldadas. Esto, además de ser una cuestión comercial, es legal y fiscal. Asegúrate de que tienes los contratos firmados, que las facturas están completas y que cualquier bonificación, penalización o descuento ha quedado reflejado en documentos verificables.
Además, si trabajas con clientes extranjeros dentro o fuera de la Unión Europea, las operaciones intracomunitarias deben declararse mediante el modelo 349. Este modelo no se presenta siempre, pero cuando toca, es imprescindible que los datos coincidan con lo declarado por la otra parte.
Certificados digitales y gestiones online.
La mayoría de los trámites se hacen online, lo que ha obligado a muchas pymes a digitalizarse a marchas forzadas. Tener un certificado digital en vigor es básico para acceder a los portales de la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, SEPE o los registros oficiales. Al igual que se dispone del certificado, hay que saber usarlo correctamente y asegurarse de que esté al día.
Cada vez es más frecuente que todo se notifique por sede electrónica, así que conviene revisar periódicamente el buzón 060 o habilitar alertas automáticas para no pasar nada por alto. En este sentido, desde Trámites Fáciles Santander Abogados & Asesores nos recuerdan que muchas sanciones llegan simplemente por no haber consultado las notificaciones electrónicas a tiempo.
Calendario trimestral real.
Por mucho que tengas todo bajo control, si te saltas los plazos no sirve de nada. Aquí van las fechas más comunes, aunque conviene verificar cada año si hay festivos que muevan los días límite:
- Primer trimestre (enero-marzo): se presenta en abril, hasta el día 20.
- Segundo trimestre (abril-junio): presentación en julio, hasta el día 20.
- Tercer trimestre (julio-septiembre): presentación en octubre, hasta el día 20.
- Cuarto trimestre (octubre-diciembre): más complejo, porque se junta con resúmenes anuales (modelo 390 de IVA, modelo 190 de IRPF, etc.), y el plazo suele ser hasta el 30 de enero del año siguiente.
Es importante no dejarlo todo para el último día. Las plataformas colapsan, los certificados pueden fallar, y lo que parecía un trámite de diez minutos puede convertirse en una odisea.
Deducciones, bonificaciones y ayudas.
Cada trimestre también es una buena oportunidad para revisar si tienes derecho a alguna deducción o ayuda. Hay bonificaciones en la Seguridad Social por contratación de ciertos colectivos, reducciones fiscales para determinadas inversiones o actividades, e incluso subvenciones directas por digitalización, eficiencia energética o innovación.
Lo que ocurre es que estas ayudas no siempre están bien comunicadas, y muchas pymes pasan de largo simplemente por no saber que existen. Si cuentas con asesoría externa, asegúrate de que revisan estos aspectos contigo y no se limitan a presentar impuestos. Si lo haces tú mismo, dedica algo de tiempo a investigar convocatorias en el portal del Ministerio o de tu comunidad autónoma.
Revisión de documentación legal y societaria.
Cada cierto tiempo es necesario revisar que todos los documentos societarios estén en regla: estatutos, poderes, acuerdos de socios, libro de actas, etc. Aunque no sea algo que varíe cada trimestre, sí es aconsejable tenerlo actualizado y a mano por si surge una inspección, una operación bancaria o cualquier tipo de reclamación. También es buena práctica comprobar que el Registro Mercantil tiene reflejados correctamente los datos actuales.
Además, si has hecho algún cambio en el domicilio social, en el objeto de la actividad o en los administradores, debes notificarlo para que no haya discrepancias entre lo que figura en Hacienda, la Seguridad Social y los registros oficiales.
Cambios en la normativa: lo que hoy vale, mañana puede no valer.
Por último, aunque no se trata de un trámite en sí, seguir la actualidad normativa es imprescindible para evitar errores. En un trimestre pueden cambiar los tipos de retención, aparecer nuevos modelos, modificarse los umbrales de facturación o imponerse nuevas obligaciones informativas.
Muchas veces, la única forma de estar al día es suscribirse a boletines oficiales o consultar fuentes fiables. Si tienes asesoría, deberían informarte, pero si gestionas tú mismo la empresa, no queda otra que estar pendiente. Una pequeña modificación legal puede alterar completamente una presentación y hacer que una declaración válida pase a ser incorrecta.
