En la era de las tecnologías digitales, las empresas están lidiando con un problema creciente: eficiencia, seguridad y disponible para una gran cantidad de documentos. Esto ya no se mantiene mediante un archivo ordenado, pero se trata de la optimización del proceso, aumentando el rendimiento y garantizar que la información principal esté disponible en el momento adecuado y para las personas necesarias. Gestión de documentos de desarrollo más allá del mensaje físico de archivos y carpetas de nubes.
Hoy, las empresas necesitan soluciones para automatizar los procesos de trabajo, integrar la inteligencia artificial para clasificar los documentos y garantizar el cumplimiento de los requisitos especificados en el entorno en el que la seguridad de los datos es una prioridad absoluta. En este contexto, la innovación tecnológica juega un papel básico. Desde sistemas en la nube hasta gestión de documentos y herramientas de identificación icónicas (OCR) y automatización de procesos, las empresas han procesado una variedad de soluciones para crear condiciones para la información de actualización de la organización. Pero, ¿Qué opción es la mejor para cada empresa? ¿Cómo elegir la herramienta correcta y obtener ganancias máximas?
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es una colección de prácticas y herramientas utilizadas para almacenar, organizar, proteger y acceder a documentos de la empresa. Estos documentos pueden ser físicos o digitales, aunque actualmente, desde el proceso tecnológico, este método se ha trasladado principalmente a formatos digitales. La gestión de documentos apropiados garantiza que la información esté disponible para los empleados, esté protegida contra el acceso no autorizado y se pueda restaurar rápidamente. Sin la gestión adecuada, la empresa corre el riesgo de perder información importante, pasar tiempo buscando documentos y, en el peor de los casos, se encuentran con problemas legales debido al comportamiento de bajo comportamiento del registro.
Para responder a estas preguntas y entender mejor el impacto de la digitalización en la gestión documental, llamamos a la puerta de los profesionales de MOD Documentos, quienes nos van a contar todo sobre el tema.
El desafío de la era digital
La digitalización ofrece grandes ventajas, pero también multiplicada por el número de documentos que las empresas deberían administrar. Ahora, en lugar de procesar archivos físicos, las organizaciones deben manejar una gran cantidad de datos y documentos digitales, esto crea nuevos problemas:
- Datos de explicación: las empresas crean más información cuándo. Desde correos hasta contratos y presentaciones, todo se conserva en formatos digitales, lo que puede causar caos si no está controlado correctamente.
- Seguridad de la información: la protección de datos se ha convertido en una prioridad. Los documentos digitales deben protegerse no solo contra el acceso ilegal, sino también cuando se enfrentan a posibles ataques cibernéticos y pierden información.
- Disponibilidad remota: con el aumento del trabajo remoto y las oficinas dispersas, tienen que acceder a documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto requiere herramientas de control, no solo efectivas sino también disponibles a través de dispositivos móviles y plataformas en la nube.
Innovación en la gestión documental
Las innovaciones en la gestión de documentos relacionados con la aplicación de nuevas tecnologías y enfoques aumentan la eficiencia, seguridad y disponibilidad de documentos en las empresas. Después de eso, consideraremos algunas de las soluciones creativas más apropiadas.
- Automatización de procedimientos de documentos
Uno de los logros más importantes en la gestión de documentos es la automatización del proceso. Ahora las empresas pueden usar herramientas de programa para automatizar las tareas que previamente necesitan intervención manual. Esto incluye la clasificación y etiquetado de documentos para crear procesos de trabajo automáticos para aprobar y almacenar documentos.
Ventajas de la automatización:
- Reducción de errores humanos: la automatización elimina la posibilidad de errores en el proceso de introducción o clasificación de documentos manuales.
- Ahorro de tiempo: las tareas repetidas se realizan automáticamente, lo que permite a los empleados centrarse en tareas de mayor costo.
- Mejorar el rendimiento: gracias a los procesos de trabajo automáticos, la compañía puede manejar y almacenar documentos mucho más rápido. Existen una serie de herramientas de programa que permiten la automatización en la gestión de documentos, como Docusign y SharePoint, que proporcionan soluciones y soluciones de gestión de firmas sin intervención manual durante el proceso.
- Inteligencia artificial (IA) y capacitación automática
La inteligencia artificial (IA) revoluciona la forma en que las empresas controlan sus documentos. Mediante el uso de algoritmos de aprendizaje automático, las empresas ahora pueden organizar y analizar grandes volúmenes de información de manera más eficiente que nunca.
¿Cómo ayuda la IA en la gestión documental?
- Clasificación e indicaciones inteligentes: los sistemas de IA pueden analizar y clasificar automáticamente documentos, asignar caracteres de acuerdo con su contenido. Esto ayuda a eliminar la necesidad manualmente para ahorrar tiempo y reducir los errores.
- Búsqueda extendida: gracias a la capacitación automática, los sistemas pueden aumentar la precisión de la búsqueda en documentos. Los usuarios pueden encontrar información que necesitan más rápido, incluso cuando se trata de los documentos enviados.
- Análisis de pronóstico: IA también puede predecir tendencias y crear informes basados en datos guardados, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones más razonables. Algunas compañías han utilizado Google Cloud Document AI o IBM Watson para mejorar los procesos de gestión de documentos, permitiendo la integración de inteligencia artificial con las plataformas de control existentes.
- Digitalización y almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube es una revolución en el campo de control de la empresa y acceder a su información. En lugar de depender de los servidores locales, las empresas pueden almacenar sus documentos en la plataforma en la nube, lo que les permite acceder a ellos desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.
Ventajas del almacenamiento en la nube:
- Acceso remoto: los empleados pueden acceder a documentos desde cualquier lugar del mundo, lo que facilita la cooperación remota y la cooperación remota.
- Reducción de costos: las empresas pueden reducir la costosa demanda de infraestructura física, como servidores y discos duros con almacenamiento en la nube.
- Mejora de la seguridad: las plataformas en la nube a menudo tienen medidas de seguridad muy confiables, como el cifrado y la autenticación de factores múltiples, y la protección de documentos contra posibles redes del ciberespacio. Herramientas como Google, Dropbox y OneDrive ofrecen opciones de almacenamiento en la nube y opciones prácticas de cooperación, lo que permite que sus compañías de gestión de documentos sean más efectivas.
- Firma digital y autenticación electrónica
La firma digital y la autenticación electrónica son dos innovaciones principales en la gestión de documentos. Estas tecnologías le permiten firmar documentos electrónicos, eliminando la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos. Ventajas de la firma digital:
- Agradable: el documento se puede firmar y enviar durante unos minutos sin mover documentos físicos o móviles.
- Seguridad: las firmas digitales están respaldadas por la tecnología criptográfica, asegurando la autenticidad del documento y protegiendo contra modificaciones no autorizadas.
- Cumplimiento de los requisitos legales: la firma digital es legal en muchas áreas legales, lo que los convierte en una opción real para firmar contratos, contratos y otros documentos legales. Herramientas como Docusign y Adobe Signs permiten a las empresas controlar documentos de manera significativa y segura.
- Gestión de control de negocios (ECM)
La gestión de control de negocios (ECM) es una solución integral que permite a las empresas almacenar, administrar y distribuir información en un método organizado y controlado. Los sistemas ECM se han convertido en la gestión básica de los documentos modernos porque combinan las funciones de almacenamiento, búsqueda, cooperación y seguridad en la misma plataforma.
Características del ECM:
- Concentración de información: ECM organiza toda la información en archivos centralizados, facilitando su gestión y reconstrucción.
- Versión de monitoreo: los documentos almacenados en ECM admiten el historial de la versión, asegurando que siempre se use la última versión.
- Cumplimiento de los requisitos. Los sistemas de ECM le permiten realizar documentos y eliminar las reglas, asegurando que se realicen las regulaciones legales y las regulaciones. Herramientas como OpenText proporcionan soluciones ECM para adaptarse a las necesidades específicas de las empresas, desde pequeñas nuevas empresas hasta grandes corporaciones.
Cómo elegir la solución adecuada para su empresa
Elija la decisión correcta para administrar los documentos de su empresa, dependerá de una serie de factores. Aquí hay algunos puntos principales que deben tenerse en cuenta:
- Tamaño de la empresa: decisión sobre la gestión de diferentes documentos sobre complejidad y costo. Para las pequeñas empresas, puede haber una solución simple en la nube. Por otro lado, las grandes empresas pueden requerir un sistema ECM confiable con habilidades avanzadas.
- Necesita seguridad: si su empresa administra información secreta, asegúrese de que la solución seleccionada tenga todo tipo de medidas de seguridad, como cifrado y autenticación de factores múltiples.
- Fácil de usar: la interfaz debe ser intuitiva para que los empleados puedan adaptarse rápidamente y no perder el tiempo de capacitación con nuevas herramientas.
- Integrado con otras herramientas: es importante decidir administrar bien los documentos con otras herramientas que ha utilizado, como CRM, ERP o plataforma de comunicación.
La gestión de documentos en la era de la tecnología digital se desarrolla a partir de un proceso manual y no está organizado, convirtiéndose en el componente principal de la estrategia comercial. Gracias a la automatización, inteligencia artificial, almacenamiento en la nube, firmas digitales y soluciones de ECM, las empresas ahora pueden administrar sus documentos de manera más efectiva, más segura y más disponible. Adaptar a estas innovaciones no es solo una ventaja competitiva, sino también esencial para las empresas que desean mantenerse en todo el mundo mundial. Gracias a la tecnología apropiada, la gestión de documentos ya no es un obstáculo, sino una ventaja estratégica que puede aumentar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la aplicación de soluciones comerciales.
